Pekerjaan Lapangan (Field Work)

Proses dan Tujuan Field Work

Field Work merupakan proses untuk memperoleh keyakinan secara sistematis dengan mengumpulkan bahan bukti (evidence) secara objektif tentang operasi entitas, mengevaluasinya dan :

1. melihat apakah operasi tersebut memenuhi standar yang dapat diterima dan mencapai  tujuan-tujuan yang telah ditetapkan

2. menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan oleh manajemen.

Tujuan Field Work adalah untuk membantu pemberian keyakinan dengan melaksanakan prosedur-prosedur audit yang ada di program audit, sesuai tujuan audit yang ingin dicapai atau dengan bahasa sederhana pengumpulan bahan bukti untuk pengukuran dan evaluasi.

Pembuatan strategi untuk melakukan Field Work

Penyusunan strategi terdiri dari persiapan :

            1. kebutuhan pegawai

            2. kebutuhan sumber daya dari luar

            3. Pengorganisasian staf audit

            4. Wewenang dan tanggungjawab

            5. Struktur pekerjaan lapangan

            6. Waktu pelaksanaan Field Work

            7. Metode Field Work

            8. Metode pendokumentasian

            9. Penyiapan laporan

10. Rencana kontijensi.

Konsep strategi audit ini merupakan bagian integral dari perencanaan dan berlaku bagi semua jenis organisasi audit.

Bagian-bagian field work (element of field work)

Tujuan-tujuan audit berbeda dari tujuan-tujuan operasi sebagaimana prosedur audit juga berbeda dari prosedur operasi.

Tujuan operasi adalah hasil yang ingin dicapai manajer operasi, misalnya :

·         Mendapatkan barang yang tepat ditempat yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan harga yang tepat

·         Hanya menerima produk-produk dari pemasok yang memenuhi spesifikasi dan tercakup dalam jumlah yang dipesan

Prosedur-prosedur operasi dirancang untuk melihat apakah tujuan-tujuan operasi akan tercapai:

·         Adanya spesifikasi barang yang jelas dan eksplisit

·         Penggunaan metode statistic yang sesuai dalam menentuka jumlah yang diterima

·         Operasi inspeksi teknis

Tujuan audit dicapai dengan menerapkan prosedur-prosedur audit untuk menentukan apakah prosedur-prosedur operasi berfungsi sebagaimana mestinya dan mencapai tujuan-tujuan operasi. Tujuan operasi diterapkan oleh manajemen. Tujuan-tujuan audit ditetapkan oleh auditor.

Prosedur-prosedur audit adalah sarana yang digunakan auditor untuk memenuhi tujuan-tujuan auditnya.

Tampilan dibawah ini menunjukkan hubungan antara tujuan dan prosedur operasi serta tujuan-tujuan dan prosedur audit dalam beberapa kegiatan pembelian, pemrosesan klaim dan penerimaan.

TUJUAN DAN PROSEDUR (OPERASI VS AUDIT)

Tujuan-tujuan operasi	Prosedur-prosedur operasi	Tujuan-tujuan Audit	Prosedur-prosedur audit
Pembelian Untuk mendapatkan barang-barang yang tepat	Departemen pengguna, bukan departemen pembelian, harus menyiapkan surat permintaan yang disetujui, yang menyebutkan produk-produk yang dibutuhkan	Untuk menentukan apakah pesanan pembelian dikeluarkan hanya untuk pembelian produk-produk yang memang dibutuhkan organisasi	Telaah sampel pesanan pembelian untuk melihat apakah pesanan didukung oleh surat permintaan yang disetujui dan apakah ciri-ciri barang yang dibeli, dalam surat pesanan barang, sesuai dengan kebutuhan organisasi
Untuk mendapatkan barang dengan harga tepat	Si pembeli harus membukan penawaran yang kompetitif untuk semua pembelian diatas jumlah yang ditentukan, jelaskan secara tertulis bila gagal mendapatkan penawaran.	Untuk menentukan apakah penawaran yang kompetitif benar-benar diminta dan apakah kegagalan untuk mendapatkan penawaran telah dijelaskan, apakah pesanan pembelian benar secara matematis dan disetujui dengan layak. Untuk menentukan apakah pesanan pembelian dilakukan dengan layak.	Untuk sampel yang dipilih, verfikasi bukti-bukti dilakukannya penawaran dan apakah penjelasan atas gagalnya penawaran adalah wajar.
Pemrosesan klaim Untuk memproses klaim dengn segera	Semua kalim dimasukkan dalam daftar. Pemrosesn diawasi melalui laporan periodic.	Untuk menentukan apakah semua klaim yang diterima telah dimasukkan dalam daftar dan diawasi  selama siklus pemrosesan dan apakah manajemen telah waspada akan adanya penangguhan yang tidak wajar.	Telaah sampel klaim yang dibayar untuk menentukan apakah sudah dimasukkan dalam daftar dan apakah telah diproses dalam waktu yang wajar. Periksa akurasi dan ketepatan waktu laporan ke manajemen tentang pemrosesan klaim
Untuk memproses klaim dengan benar	Manajemen menspesifikasikan langkah-langkah yang akan diambil dalam memeriksa klaim, termasuk perbandingannya dengan kebijakan. Juga membentuk system penelaaahan dan tingkat persetujuan, tergantung nilai klaim.	Untuk menentukan apakah klaim sah telah dibayar sesuai jumlah terutang.	Untuk sampel terpilih, tentukan apakah pembayaran benar secara matematis, memenuhi kebijakan, menunjukkan bukti penilaian jika diperlukan, dan memiliki bukti penelaahan dan persetujuan.
Penerimaan Hanya menerima barang-barang yang dipesan	Manajemen melakukan penghitungan, penimbangan, dan pengukuran produk yang diterima dan menandatanganiya. Prosedur pengambilan sampel yang khusus diperbolehkan jika layak.	Untuk menentukan apakah hanya barang-barang yang dipesan yang diterima, dan dalam jumlah sesuai pesanan.	Telaah sampel laporan penerimaan yang representatifuntuk mencari bukti penghitungan, penimbangan, dan pengukuran. Bandingkan catatan gudang dengan kuantitas yang terdapat dalam laporan penerimaan.
Hanya menerima barang-barang yang memenuhi spesifikasi.	Manajemen melakukan inspeksi barang yang dipesan, bandingkan sampel barang yang diterima dengan spesifikasinya. Semua perubahan atas spesifkasi harus dikirim segera atas departemen inspeksi penerimaan.	Untuk menentukan bahwa hanya produk-produk dengan kualitas yang disyaratkan yang diterima, dan bahwa produk yang ditolak sudah dikembalikan dan dibebankan ke pemasok.	Untuk sampel-sampel terpilih, telaah bukti inspeksi. Telah bukti pengembalian barang-barang yang ditolak. Analisis catatan bahan sisa untuk menentukan apakah produk-produk berkualitas rendah telah dipesan atau diterima.

Pengukuran Kinerja                             

Sebuah contoh pemeriksaan rutin berikut ini mengilustrasikan konsep pengukuran audit. Auditor ingin mengevaluasi kecepatan penerimaan dan inspeksi bahan baku yang dibeli. Kecepatan berarti bahwa pengukuran adalah berupa jam atau hari. Tingkat standar per unit waktu dapat berupa : 1. Apa yang dipandang layak diterima oleh manajemen, seperti dalam instruksi-instruksi operasi 2. Kebutuhan dept produksi seperti dalam jadwal produksi dll. Auditor ingin mengukur waktu yang dibutuhkan untuk memproses suatu transaksi-setiap pengiriman dalam sample audit. Auditor akan membandingkan hasilnya dengan standar. Kemudian hasilnya dievaluasi untuk menentukan apakah temuan mereka mencerminkan kondisi bagus atau buruk.

Pengukuran Standar                     

Standar memiliki arti bagi pengukuran. Untuk melakukan audit, maka auditor perlu mencari unit pengukuran yang sesuai. Beberapa hal yang dapat dijadikan standar : Instruksi kerja (Working instruction), anggaran (budget), spesifikasi produk, praktik bisnis yang wajar dll. Beberapa standar telah ditelaah oleh Dewan Keselamatan Nasional (National Safety Council) dan apabila telah divalidasi dibahas dengan manajemen klien dan diterima , maka dapat digunakan auditor untuk dibandingkan dengan hasil pengukuran.

Selain itu auditor dapat bekerja sama dengan klien untuk mengembangkan standar control keselamatan.

Tujuan Khusus Pengujian                                           

Tujuan Khusus Pengujian

Pengujian audit terdiri dari metode pemeriksaan, perbandingan, analisis dan evaluasi data, materi dan transaksi berdasarkan beberapa jenis standar atau criteria. Tujuan khusus proses pengujian adalah untuk menentukan :

·         Validitas yaitu kelayakan, keaslian, kewajaran

·         Akurasi yaitu kuantitas, kualitas,klasifikasi

·         Ketaatan dengan prosedur, regulasi, hukum yang berlaku dll

·         Kompetensi control yaitu tingkat kenetralan resiko.

Tehnik-tehnik pemeriksaan transaksi-transaksi atau proses-proses terpilih

Audit memeriksa dokumen, transaksi, kondisi dan proses untuk mendapatkan fakta-fakta dan untuk mencapai kesimpulan. Istilah pemeriksaan mencakup baik pengukuran maupun evaluasi. Tehnik-tehnik pemeriksaan yang umum adalah :

·         Mengamati

·         Mengajukan pernyataan

·         Menganalisis

·         Memverifikasi

·         Menginvestigasi

·         Mengevaluasi

Tehnik-tehnik ini digunakan baik sendiri-sendiri maupun secara gabungan. Namun tehnik ini diterapkan dalam kerangka tertentu tergantung masalah yang menjadi subjek audit. Kebanyakan penugasan audit akan dilakukan dalam satu dari empat bentuk yaitu audit fungsional, audit organisasional, studi manajemen, dan audit atas program.

Audit fungsional adalah audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir melintasi lini organisasi, lebih cendrung berkonsentrasi pada operasi dan proses dibandingkan pada administrasi dan orang-orang dalam organisasi. Audit ini bertujuan untuk menentukan seberapa baik fungsi-fungsi dalam organisasi akan saling berinteraksi dan bekerjasama, apakah efektif dan efisien. Audit ini memiliki kesulitan khusus karena luasnya cakupan dan dapat memberikan manfaat khusus bagi manajemen.

Audit organisasional tidak hanya memperhatikan atiitas yang dilakukan dalam organisasi tetapi juga dengan control administrasif yang digunakan untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas tersebut dilaksanakan. Auditor tertatik pada seberapa baik manajer organisasi memenuhi tujuan organisasi dengan sumber daya yang ada.

Studi manajemen, setiap organisasi membutuhkan konsultan luar untuk melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan menawarkan rekomendasi untuk memperbaiki masalah organisasi. Biasanya tariff yang dikenakan oleh konsultan mahal. Namun auditor harus ingat bahwa konsultan hanya membantu tidak mengambil alih evaluasi atau melindungi tanggungjawab auditor. Paradigma baru auditor internal adalah sebagai internal consultant.

Audit atas program,  atas kemauan auditor internal sendiri atau atas permintaan manajemen eksekutif, auditor internal bisa melakukan penelaahan khusus atas program yang sedang berjalan. “Program” merupakan istilah umum yang mencakup setiap upaya yang didanai yang seiring dengan aktivitas normal organisasi yang sedang berlangsung-program ekspansi, program baru untuk manfaat karyawan, kontrak baru, aplikasi computer baru dll. Tujuan auditnya adalah memberikan manajemen informasi mengenai biaya, pelaksanaan dan hasil-hasil program dan membuat evaluasi yang informative, bermanfaat dan objektif.

Bukti Audit                                      

Bukti audit

Bukti audit adalah informasi yang diperoleh auditor internal melalui pengamatan suatu kondisi, wawancara, dan pemeriksaan catatan. Bukti auditor harus memberikan dasar nyata untuk opini, kesimpulan dan rekomendasi audit. Bukti audit terdiri dari bukti fisik, pengakuan, dokumen dan analitis.

Bukti fisik diperoleh dari mengamati orang, kejadian

Bukti pengakuan berbentuk surat atau pernyataan sebagai jawaban atas pertanyaan

Dokumen merupakan bentuk bukti audit yang paling biasa bisa dalam bentuk dokumen internal atau eksternal.

Bentuk analitis berasal dari analisis dan verifikasi dimana sumber bukti ini adalah perhitungan: perbandingan dengan standar, operasi  masa lalu, operasi yang serupa, hukum/regulasi, pertimbangan kewajaran dan informasi yang telah dipecah kedalam bagian-bagian kecil.