Pelaporan

Apa Maksud Dan Tujuan Pelaporan

Laporanadalahkesempatanbagi auditor untukmendapatkanperhatianpenuhmanajemen.Seringkali auditor membuangkesempatanemas yang mampumembukamatamanajemenuntukmenunjukkankepadamanajemenapa-apa  yangtelahmerekacapai, menjelaskanhal-hal yang perludiketahuidandikerjakanolehmanajemen. Auditor hendaknyamenggunakanlaporan-laporanmerekasepertiseorang vendor yang menggunakansebuahkesempatanuntukmempresentasikanproduk-produknyakepadadirektursuatuperusahaan.

Fungsi laporan audit :

1. Mengkomunikasikan : menceritakan hal-hal yang mereka temui

2. Menjelaskan.

3. Mempengaruhi, dan jika diperlukan, meminta dilakukan sutu tindakan.

Auditor harusberusaha agar laporan audit yang dibuattidakmembosankanbagipenerimalaporan (manajemen). Jika auditor internal tidak dapat mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang-buang waktu saja.

Laporan audit sebaiknya:

• Mempresentasikantemuan audit denganjelas&sederhana.

• Mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasif.

• Memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen melalui rekomendasi perbaikan.

Sasaran dari laporan audit :

• Menginformasikan: menciptakan kesadaran

• Mempengaruhi: mendapat penerimaan, menciptakan dukungan

• Memberikanhasil: mendorongpelaksanaantindakan.

Unsur  unsur laporan audit:

• untukmenciptakankesadaran: Identifikasikesulitandenganjelas&dapatdipahami, ataukesempatanuntukperbaikan.
• Cara untukmendapatpenerimaan :Dukunganpersuasifdannyatauntukkesimpulandanbuktiataspentingnyanilaimereka.
• Cara untukmencapaitindakan: Memberikancara-cara yang membangundanpraktisdalammencapaiperubahan yang diinginkan.
  

  Friksi Dalam Penulisan Laporan

  Terdapatsedikitfriksididalamaktivitas audit yang mampumelebihifriksi yang disebabkanoleh proses penulisanlaporan. Analisadantemuan audit yang baikseringterlupakanpada proses penulisanlaporan. Beberapaalasan yang dapatdiberikan:
  • Penulisanulangoleh supervisor.
  Draft laporan auditor yang sudahdisiapkandenganupayaterbaikternyatadicoret-coretoleh supervisor menyebabkanperasaankecewabagi auditor yang telahmempersiapkannyadenganpenuhkerjakeras.
  • Pelaporandibawahtekanan.
  Tekananinibisaberasaldari supervisor, manajerdaneksekutifoperasional yang tidaksabarmenunggupenyelesaianlaporan auditor tentuakanmenciptakanketeganganbagi auditor.
  • Terlalubanyakwaktu yang dihabiskanuntukpenulisanlaporan.
  • Draf yang buruk.
  Kebanyakan auditor lebihmemperhatikanmelakukan auditdibandingkandenganmenulisnya.
  • Kemampuanmenulis yang lemahdaripara auditor
  • Perbedaanopiniantara auditor dan supervisor mereka.
  Perbedaanantara auditor dengansupervisornyadapatterjadimulaidaritatabahasa, ejaansampaikelogikadaninterpretasidarikondisi-kondisi yang ditemukan.
  
  
  • Penulisan laporan dilakukan jauh dari lokasi audit.
  Banyak laporan audit yang ditulis di kantor setelah pekerjaan lapangan berakhir. Selang waktu tersebut kadang membuat lupa auditor meskipun telah ada kertas kerja yang cukup memberikan data.
  • Kurangnya minat klien.
  Ketika laporan ditulis dengan buruk dan sulit dimengerti, ketika klien tidak mempunyai kewajiban untuk memberikan responsnya, seorang auditor yang telah bekerja keras akan mengalami frustasi dalam proses penulisan yang sulit daris sebuah laporan audit.
  SOLUSI YANG DITAWARKAN
  Mata pelajaran penulisan laporan memfokuskan diri pada pilihan kata yang dipergunakan, panjang kalimat, struktur paragraph dan tidak mengajarkan masalah pertimbangan, perspektif atau kemampuan analisis.
  Langkah langkah untuk memperbaiki proses pelaporan:
  • Menyusun sebuah manual penulisan untuk aktivitas audit.
  • Untuk aktivitas audit internal yang lebih besar, perlu dipikirkan pertimbangan untuk menggunakan seorang editor guna menelaah laporan sebelum diserahkan kepada supervisornya.
  • Melakukan pelatihan penulisan &pemrosesan laporan didalam organisasi audit yang jika memungkinkan, dilaksanakan oleh auditor itu sendiri.
  • Penggunaan format yang dapat memastikan telah dimuatnya seluruh unsur dari sebuah temuan.
  Cara meningkatkan proses penulisan laporan:
  • Penentuan standar minimum penerimaan laporan melalui manual penulisan.
  • Mengkomunikasikan standar-standar tersebut kepada staf melalui pelatihan.
  • Memperkuat standar-standar yang telah ditetapkan dengan pengeditan yang independen atau melalui evaluasi seluruh laporan terhadap standar tersebut.
  • Meyakinkan dimuatnya seluruh unsur dari temuan. 

  Memasarkan Laporan Audit

  Tujuannya adalah untuk memotivasi agar para penerima laporan menginginkan laporan tersebut.
  Cara efektif memasarkan laporan audit:
  1. Menjelaskan proses audit sebagaisuatutambahan yang partisipatifbagimanajemen
  2. Menguraikanprofesionalismedaristaf audit
  3. Mengidentifikasikananatomidarisebuahtemuan audit secaraqsederhana
  4. Menguraikankeuntungankeuntungan yang dihasilkandaripenggunaanlaporanuntuksetiaptingkatanmanajemen
  5. Menjelaskan bagaimana manajemen dapat memperoleh bantuan dari staf audit dalam menyelesaikan permasalahan permasalahan manajemennya secara objektif.

  Tindakan Atas Rekomendasi Audit        

  
  
  Tindakan atas rekomendasi audit
  Seperti telah disebutkan bahwa salah satu sasaran dari laporan audit adalah untuk mempengaruhi atau merangsang dilakukannya tindakan.
  KOMUNIKASI
  • Salah satu cara komunikasi melalui laporan.
  • Komunikasi tergantung pada penerimanya yang terdiri dari persepsi dan ekspektasi.
  
  
  
  
  Sasaran prinsip komunikasi bagi auditor internal, untuk :
  1. Memberikan informasi yang berguna & tepat waktu untuk hal-hal yang signifikan.
  2. Mempromosikan peningkatan pengendalian &kinerjaorganisasi 

  Prosedur Pelaporan

  Tanggungjawab auditor ataspelaporanhasil audit:
  • 2400 -Mengkomunikasikanhasil audit (Communicating Result)
              Auditor hendaknyamengkomunikasikanhasil-hasilpenugasansecepatmungkin.
  • 2410 – Kriteria untuk Melakukan Komunikasi (Criteria For Communicating)
  Kominikasi hendaknya mencakup sasaran dan lingkup penugasan serta juga kesimpulan, rekomendasi dan rencana tindakan yang berlaku.
  • 2420 – KualitasKomunikasi (Quality of Communications)
  Komunikasisebaiknyaakurat, jelas, singkat, konstruktif, lengkapdantepatpadawaktunya.
  • 2421-Kesalahan dankurangsaji (Errors and omissions).
  Jikapadakomunikasiakhirmasihditemukanadanyakesalahanataukekurangsajian yang signifikan,direktur audit hendaknyamengkomunikasikaninformasi yang telahdiperbaikikepadaseluruhpihak yang menerimakomunikasiawal.
  • 2430-Pengungkapan penugasanatasktidakpatuhanterhadapstandar (Engagement Disclosure of Noncompliance with the Standards
  Ketikaketidakpatuhaanterhadapstandarmemilikidampakterhadapsebuahpenugasantertentu, komunikasimengenaihasilnyasebaiknyamengungkapkanbahwa:
  ·         Standars-standarapa yang tidaksepenuhnyadiikuti
  ·         Alasan-alasanketidakpatuhandan
  ·         Dampakterjadinyaketidakpatuhanpadapenugasan.
  • 2440-Penyebarluasan Hasil (Disseminating Result)
  Direktur audit hendaknyamendistribusikanhasilpenugasankepadapihak-pihak yang tepat.

  Laporan-Laporan Informal

  Setiapaktivitas audit membutuhkansebuah system pelaporan informal untukmelengkapi system formalnya. Padasaatpelakasanaanpenugasan audit mungkinditemukanbeberapahalyang :
  1. membutuhkanperhatiansegeradarimanajemenuntukmenjaditambahanlaporanlisanatasproyek yang sedangberlangsung
  2. tidakmempunyaihubungandenganproyek yang sedangberlangsungnamunlayakuntukdilaporkankepadamanajemen.
  3. meminta ditunda atau ditinggalkannya proyek.
  Hal-hal diatas dan hal-hal lainnya dapat menjadi subjek dari laporan audit formal.
  Laporan audit informal :
  • Memiliki panjang yang berbeda beda.
  • Dapat disajikan dalam satu halaman.
  • Jika lebih dari satu halaman perlu dibuat ringkasan pendek sebagai surat pengantar laporan.

    Komunikasi Dengan Pihak-Pihak Diluar Organisasi

    
    
    Auditor internal mungkindimintauntukmemberikaninformasikepadapihak-pihaldiluarorganisasi.Diperlukanpanduan formal untukaktivitassemacamini.
    Laporan lisan :
    Laporan lisan sifatnya bukan pengganti laporan tertulis. Laporan ini semakin sering digunakan karena :
    • Dapat langsung diberikan
    • Menyebabkan terjadinya respons melalui tatap muka.
    • Memperkenankan auditor untuk menjawab argumen dan memberikan informasi tambahan yang mungkin dibutuhkan oleh penerima laporan
    • Dapat memunculkan ketidaktelitian dalam pemikiran auditor
    • Dapat mengembangkan peningkatan hubungan dengan klien.
    Laporan-laporan terdahulu
    Auditor sebaiknya memperhitungkan atau mengambil pelajaran dari laporan-laporan terdahulu.
    
    
    KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK FISIK
    Seperti produk-produk pasar yang lain, laporan hendaknya dikemas secara menarik. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan :
    • Penampilan - laporan sebaiknya memiliki penampilan yang terhormat dan bercitarasa.
    • Panjang- ukuran panjang sebaiknya disesuaikan kebutuhan.
    • Pemeringkatan Kualitas-dilakukan dengan sebuah program yang diadopsi beberapa organisasi melalui pemeringkatan sifat atau angka untuk setiap organisasi yang diaudit.
    • Judul - sebaiknya cukup deskriptif agar dengan jelas menyampaikan isi permasalahan dari laporan.
    
    
    
    
    Unsur-unsurlaporan audit internal yang baik
    Laporan audit internal yang baikhendaknyaterdiridari 4 bagiandibawahini :
    • Tujuan : meliputisifat, objektif, lingkupkerja
    • Gambaranumum : meliputifungsi-fungsiklien, ukurandananggaranorganisasiklien, volume yang diproduksi, perubahanterakhirpadaoperasi, strukturpelaporan, perubahan-perubahanpadamanajemenklien
    • Isi : meliputipekerjaan audit yang dilaksanakan, hasildaripekerjaan audit
    • Temuan dan rekomendasi meliputi criteria, kondisi, penyebab dampak dan rekomendasi.