Pemilihan dan Penyusunan Staf

Persyaratan Auditor Intern

Audit internal professional membutuhkan seorang staf yang professional. Persyaratan yang diperlukan adalah memiliki pengetahuan yang luas mengenai metode-metode dan tehnik-tehnik audit. Lebih baik kekurangan staf daripada menggunakan seorang auditor internal yang tidak professional yang dapat merusak kredibilitas yang telah dibangun selama bertahun-tahun. Oleh karena itu, direktur audit internal harus mempertimbangkan beberapa atribut tertentu, seperti pengetahuan professional, kemampuan, dan kualitas karakter, dalam melakukan pengambilan keputusan pemilihan karyawan dan mempertahankannya.

Dikarenakan lingkup audit internal yang luas, merupakan suatu hal yang mustahil bagi seseorang dapat menguasai seluruh subjek didalamnya. Sebuah tim audit secara keseluruhan hendaknya memiliki kecakapan dalam melaksanakan setiap penugasan audit-atau paling tidak memiliki akses atas kecakapan tersebut.

Setiap auditor internal hendaknya memiliki pengetahuan dan keahlian sebagai berikut :

1. a. kecakapan dalam menerapkan standar, prosedur dan tehnik audit internal

b. kecakapan dalam prinsip-prinsip dan tehnik akuntansi

c. pemahaman prinsip-prinsip manajemen

d. apresiasi atas subjek-subjek mendasar seperti akuntansi, ilmu ekonomi, hukum, perpajakan, keuangan, metode kuantitatif dan tehnologi informasi. Apresiasi berarti kemampuan untuk mengenali adanya masalah atau hal yang berpotensi menjadi masalah.

2. keahlian dalam berhubungan dengan orang lain dan mampu berkomunikasi dengan efektif.

3. Direktur audit internal hendaknya menetapkan criteria tingkat pendidikan dan pengalaman yang sesuai dengan mempertimbangkan pekerjaan dan pertanggungjawaban yang akan dilakukan.

4. Memiliki pengetahuan dan keahlian dasar dalam pelaksanaan profesi seperti standar, prosedur dan tehnik melakukan audit internal.

Metode Seleksi                                 

Dalam melakukan seleksi seorang auditor internal, seorang direktur audit dapat melakukan  metode seleksi  wawancara dan melakukan tes.

Wawancara

Wawancara dengan seorang calon auditor harus terencana dan terorganisasi dengan baik.  Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada seorang calon auditor antara lain dapat berkisar seputar bagaimana konsep pelamar mengenai audit internal.

Tes:

-       tes standar seperti tes kecerdasan, tes kemampuan dan ujian sertifikasi CIA (certified internal auditor). Perlu juga dilakukan tes kemampuan menulis dengan mengajukan pada pelamar sebuah pernyataan mengenai sebuah situasi audit dan minta pelamar menulis sebuah laporan dengan format yang ditentukan misalnya mencantumkan a) latarbelakang informasi b) tujuan audit c) lingkup audit d) opini auditor dan e) rekomendasi tindakan perbaikan.

-       Tes kemampuan menyusun pokok pikiran

Tes kemampuan membedakan fakta dengan dugaan

Program Pelatihan                             

Setiap aktivitas audit internal hendaknya memiliki program pelatihan yang mampu meningkatkan konsistensi dan kualitas dari semua pekerjaan professional sambil sekaligus memberikan informasi mengenai hal-hal baru.

	Materi kursus
Pelatihan staf pemula	Pendekatan audit secara keseluruhan, konsep-konsep control internal, kecurangan (fraud), penelaahan analitis, pengotomatisan kertas kerja.
Pelatihan in - charge	Pengembangan manajemen, manajemen konflik, pendelegasian yang efektif
Kontrol internal	Sasaran control dibeberapa jenis area
Mengaudit PC dan LAN	Administrasi LAN, penyimpanan data, audit dan keamanan.

Audit internal berkembang semakin kompleks setiap tahunnya. Dewasa ini terdapat dua organisasi yang bergerak memberikan spesialisasi disamping Certified Internal Auditor (CIA) yang sudah umum. Dua organisasi itu adalah Certification in control self-assesment (CCSA) dan Board of environmental auditor certifications (BEAC).

Perlu juga dilakukan pertemuan staf yang digunakan untuk mengkomunikasikan hal-hal yang bersifat administrative rutin, mengajarkan tehnik-tehnik baru. Pertemuan ini perlu dijadwalkan secara formal dan topic pertemuan yang dapat dipilih antara lain membuat program audit, penyusunan laporan audit, penggunaan audit proses, penentuan resiko, audit proses dll.

Institute of internal auditors (IIA) memberikan kesempatan untuk pendidikan berkelanjutan melalui jurnal profesionalnya, Internal auditor. 

Orientasi dan Penugasan Audit                                      

Orientasi berbeda dari pelatihan. Orientasi berarti memberikan arah yang tepat kepada auditor-auditor baru dengan tujuan memberikan informasi kepada para staf sehingga mereka dapat bekerja dengan produktif secepat mungkin.

Berikut adalah contoh program  orientasi dan pelatihan karyawan baru

Program yang diberikan dibawah ini bertindak sebagai pelengkap dari pedoman orientasi dan membantu supervisor pelatihan dalam memberikan informasi tambahan mengenai hal-hal adminstrasi umum dan aspek-aspek yang lebih teknis dari pendekatan aktivitas audit kepadap para auditor baru.

Masa orientasi berlangsung selama tiga sampai lima hari tergantung latarbelakang karyawan tersebut. Petujuk lisan dan tour yang diberikan hendaknya disebar diantara waktu membaca sehingga memberikan beberapa variasi selama periode orientasi.

Aktivitas audit Internal Perkenalan auditor-auditor baru kepada para anggota staf audit Melakukan diskusi mengenai sasaran-sasaran aktivitas audit dan implementasinya Membahas peluang kenaikan pangkat . Memberikan manual kepada karyawan dan meminta mereka untuk membacanya untuk lebih mengenal isinya. Lakukan diskusi mengenai : ·         Tugas-tugas dan kewajiban jabatan dari seluruh anggota audit internal, dari direktur audit sampai asisten auditor . Berikan auditor baru salinan deskripsi kerja dan berikan jawaban apabila mereka mengutarakan pertanyaan. ·         Stadar audit dan hubungannya dengan cakupan audit, pemeriksaan audit, catatan-catatan dan laporan administrative dan komunikasi. ·         Piagam audit Jelaskan tentang bagaimana pekerjaan audit dikontrol : ·         Skedul kerja jangka panjang ·         Dasar penjadwalan pekerjaan ·         Diskusi mengenai macam-macam laporan periodic yang diberikan kepada manajemen ·         Diskusi mengenai penugasan pekerjaan ·         Penelaahan atas isi perpustakaan yang dimiliki departemen. Minta para auditor baru membaca : ·         Struktur organisasi ·         Informasi umum perusahaan ·         Penggunaan sumber luar (outsourcing) ·         Laporan tahunan perusahaan yang terakhir Perkenalkan auditor baru dengan buku besar, buku besar tambahan, jurnal, akun-akun perusahaan. Perkenalkan kepada karyawan-karyawan manajemen yang akan berhubungan dengan mereka saat penugasan.

Audit Internal Jelaskan kepada auditor baru mengenai : ·         Standar for the professinonal practice of internal auditing (bersama dengan practice advisory) ·         Kode Etik ·         Arsip-arsip referensi aktivitas audit internal yang terdapat di jurnal Internal Auditor, Internal auditing, bibliography of internal auditing, dan laporan/riset yang dikeluarkan oleh Institute of Internal Auditors.

Menelaah tahapan-tahapan perencanaan dari sebuah proyek audit ·         Menjelaskan mengenai formulir-formulir standar yang digunakan perusahaan ·         Menjelaskan riset awal yang telah dilaksanakan, seperti penelaahan arsip permanen yang relevan, program induk, struktur organisasi, manual prosedur dan kertas kerja sebelumnya. ·         Uraian mengenai prosedur penentuan resiko ·         Mendiskusikan skeptisme professional, audit proses, bagaimana proses audit disiapkan, pendekatan survey atas audit. Mendiskusikan mengenai temuan audit. Bukti-bukti yang didokumentasikan hendaknya menunjukkan : ·         Hal-hal yang salah ·         Apakah kesalahan yang ditemukan melanggar aturan atau hanya berupa praktik administrasi yang buruk ·         Bukti-bukti apa yang telah dikumpulkan untuk membuktikan adanya kesalahan.

Menguraikan mengenai perangkat elektronik yang digunakan dalam operasi audit  misal alat-alat elektronik auditor, kertas kerja elektronik.

Evaluasi dan tindak lanjut Mentor/supervisor pelatihan hendaknya tetap berhubungan dengan auditor baru pada saat mereka memulai proyek untuk menangani masalah-masalah yang ditemukan selama penugasan.

Evaluasi Staff                            

Sasaran utama dari evaluasi staf adalah memberikan saran kepada para karyawan mengenai status pekerjaan mereka dan mengidentifikasikan kelemahan maupun kesempatan untuk meningatkan kontribusi secara keseluruhan pada departemen audit.

Untuk mengevaluasi staf digunakan suatu system evaluasi formal. Dengan jarangnya kontak antara staf dengan direktur audit internal, system evaluasi formal akan memiliki banyak keuntungan. Sistem ini menetapkan standar baku dan menghasilkan metode yang konsisten untuk mengukur hasil kerja. Langkah ini akan menghilangkan keterkejutan yang mungkin terjadi dan membuat para auditor tahu apa yang perlu ia lakukan untuk memperoleh evaluasi yang memuaskan.Proses evaluasi memperhitungkan pengetahuan, keahlian dan disiplin ilmu yang diperlukan untuk melakukan suatu penugasan audit. Salah satu yang pentng adalah kemampuan analitis yang ditunjukkan melalui kemampuan dalam berpikir logis dan menyelesaikan masalah secara sistematis.

Contoh formulir penilaian staf

Nama: Periode dari : Penugasan no  : Nama penugasan Total skor : Tandatangan
	Istimewa	Sangat Baik	Baik	Cukup	Buruk
Perencanaan dan organisasi Pemahaman atas prosedur dan masalah yang akan diaudit Kepatuhan pada petunjuk dalam manual audit Pengorganisasian dan perencanaan pekerjaan sehingga dapat memberikan cakupan yang cukup atas poin-poin kontrol Total	…….. …….. ……..	…….. …….. ……..	…….. …….. ……..	…….. …….. ……..	…….. …….. ……..
Pekerjaan Lapangan Keakuratan kertas kerja-komputasi, referensi, analisis statistic Kelengkapan pengujian Kecukupan dokumentasi Kelaikan tes yang dilakukan atas transaksi yang ditelaah Penyelesaian kerja lapangan yang disyaratkan dengan tidak meninggalkan hal yang belum diselesaikan Peringkasan temuan untuk memudahkan penelaahan Pembentukan opini Kemampuan melakukan komunikasi lisan dengan ringkas dan jelas Keefektifan bekerja TOTAL	…….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. ……..	…….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. ……..	…….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….	…….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. ……..	…….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. …….. ……..