Kecurangan Karyawan dan Manajemen (Employee and Management Fraud)

Hakekat kecurangan                           

Fraud dapat berbentuk apa saja seperti kecurangan (fraud), kejahatan kerah putih (white-collar crime), penggelapan (embezzlement).

Kecurangan (fraud), menurut Institute of internal auditors adalah meliputi serangkaian tindakan tidak wajar dan illegal yang sengaja dilakukan untuk menipu. Tindakan tersebut dapat dilakukan untuk keuntungan ataupun kerugian organisasi dan oleh orang-orang diluar maupun didalam organisasi.

Kejahatan kerah putih (white-collar crime) didefinisikan sebagai tindakan kejahatan yang dilakukan dengan cara-cara non fisik melalui penyembunyian ataupun penipuan untuk mendapatkan uang ataupun harga benda, untuk menghindari pembayaran atau hilangnya uang atau harta benda atau untuk mendapatkan keuntungan bisnis atau pribadi.

Penggelapan adalah konversi secara tidak sah untuk kepentingan pribadi, harta benda yang secara sah berada dibawah pengawasan pelaku kejahatan. Ini adalah tindakan kriminal dalam arti sempit. Penggelapan tidak meliputi tindakan-tindakan kriminal seperti penyuapan, pencurian, kecurangan terhadap pemerintah, memperoleh harta benda melalui ancaman kekerasan atau pengungkapan atau hal-hal sejenis lainnya.

Kecurangan karyawan dan manajemen adalah rumput liar beracun yang tumbuh subur dalam sebuah iklim yang permisif dimana benih-benih kecurangan dibantu bahkan diundang untuk tumbuh dan berkembang. Lingkungan didalam suatu organisasi dikembangkan dan dijaga oleh manajemen dan dewan komisaris. Untuk mencegah terjadinya kecurangan, lingkungan tersebut harus tegas. Perlu dibuat suatu kebijakan yang menolak kecurangan dalam bentuk apapun.  Unsur-unsur dibawah ini hendaknya diperhitungkan dalam menyusun suatu kebijakan :

·         Semua aktivitas illegal termasuk kecurangan untuk keuntungan organisasi adalah dilarang

·         Tanggungjawab untuk melakukan investigasi akan dinyatakan dengan jelas. Biasanya hal ini akan ditegaskan kepada audit internal atau keamanan atau keduanya.

·         Setiap karyawan yang mencurigai adanya penyelewengan diharuskan memberitahu dengan segera kepada atasan atau kepada pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk melakukan investigasi.

·         Setiap kecurigaan adanya penyelewengan akan diinvestigasi sepenuhnya.

·         Seluruh tersangka dan pelaku akan diperlakukan sama, tanpa memandang posisi/jabatannya.

·         Manajer bertanggungjawab untuk mengetahui eksposur yang diakibatkan oleh tindak kejahatan dan untuk menetapkan control dan prosedur untuk mencegah dan mendeteksi kecurigaan adanya penyelewengan.

·         Seluruh investigasi atas penyelewengan akan dilalaporkan kepada komite audit dari dewan komisaris.

Disamping iklim yang permisif, terdapat tiga gabungan kondisi lain yang dapat menggerakkan seseorang untuk melaksanakan perbuatan yang curang :

·         Tekanan situasional pada karyawan. Karyawan mungkin terlibat utang atau mungkin ditekan (baik secara eksternal atau internal).

·         Akses terhadap aktiva yang tidak terkontrol, bersama-sama dengan ketidakpedulian dari manajemen.

·         Kepribadian yang menggerogoti integritas seseorang. Beberapa orang memiliki kecendrungan mengambil jalan tidak jujur.

Tanggung jawab dan wewenang                           

Pada tahun-tahun awal, perhatian auditor terutama diarahkan pada pendeteksian transaksi-transaksi yang mencurigakan dan curang.  Secara umum mereka melakukan tindakan polisi. Fungsi mereka bersifat protektif dan detektif daripada kontruktif. Tidak ada standar formal baku yang menetapkan penyerahan tanggungjawab kepada auditor internal untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan. Namun pengadilan telah menentukan tanggung jawab auditor eksternal untuk pencegahan dan pendeteksian seperti itu.

Standards for the professional practice of internal auditing (standar) pada tahun 1978. Dalam standar 280, IIA menyatakan tanggungjawab berikut ini:

Auditor internal hendaknya melaksanakan kecermatan dan keseksamaan professional dalam melaksanakan audit internal.

Saat ini, standar 1210, A2 mencantumkan aspek Due Professional Care (kecermatan dan keseksamaan professional) sehubungan dengan tanggung jawab auditor internal dalam mendeteksi terjadinya kecurangan.

Statement on internal Auditing standars no 3, memperluas tanggungjawab auditor internal yang berkenaan dengan kecurangan. Kesimpulan utama dari Pernyataan tersebut adalah:

Pencegah kecurangan – ini merupakan tanggungjawab manajemen. Auditor internal bertanggungjawab untuk memeriksa dan mengevaluasi kecukupan dan efektivitas langkah-langkah tindakan yang telah diambil oleh manajemen untuk memenuhi kewajiban tersebut.

Deteksi kecurangan -  auditor internal sebaiknya memiliki cukup pemahaman tentang kecurangan untuk dapat mengidentirfikasikan adanya indikasi bahwa kecurangan mungkin telah terjadi. Jika dideteksi adanya kelemahan yang signifikan dalam control, pengujian tambahan yang dilakukan hendaknya meliputi pengujian yang diarahkan menuju indikasi dari indikator-indikator kecurangan lain.

Investigasi kecurangan – investigasi kecurangan dapat dilakukan oleh atau melibatkan patisipasi auditor internal, pengacara, investigator, petugas keamanan dan ahli-ahli dari dalam maupun luar organisasi. Auditor hendanya menentukan fakta-fakta yang berhubungan dengan seluruh investigasi kecurangan untuk :

o   Menentukan apakah control perlu diimplementasikan atau diperkuat

o   Merancang pengujian audit untuk mengungkap eksistensi dari kecurangan yang sama dimasa yang akan datang

o   Membantu memenuhi tanggungjawab auditor internal untuk memelihara pemahaman yang cukup mengenai kecurangan

Deteksi dan pencegahan                              

Dokumentasi

Investigasi kecurangan berbeda dari penugasan audit biasa dimana hasilnya harus mampu bertahan menghadapi penyelidikan dari pengadilan dan kemungkinan investigasi asuransi terkait pembayaran klaim.

Beberapa aspek ini sebaiknya ikut dicantumkan :

1. apa sasaran dari investigasi

2. siapakah pihak-pihak yang berkepentingan (nama, jabatan, latarbelakang, aspek-aspek ekonomi, aspek-aspek keperilakukan)

3. bagaimana investigasi dilaksanakan

4. bagaimana kecurangan ataud ketidakwajaran terjadi (urutan kejadian)

5. Bukti-bukti yang telah dikumpulkan

6. aspek-aspek ekonomis (uang, harta benda, surat berharga)

7. hasil dari wawancara, interogasi

8. hasil dari aktivitas klerikal pengujian

9. foto-foto

10. aspek-aspek computer (control, efektif, tidak efektif)

11. Aktivitas analitis (indikasi adanya situasi yang tidak wajar, proyeksi)

12. aspek hukum yang relevan.

Pelaporan kecurangan

Sebuah laporan tertulis pada saat pengambilan kesimpulan dari tahapan investigasi. Laporan tersebut hendaknya memuat seluruh temuan, kesimpulan, rekomendasi, dan tindakan perbaikan yang diambil (practice advisory 2410 A2-1, par 10 & 11).

Wewenang

Tanggungjawab mendeteksi adanya kecurangan dapat diperluas hanya sampai sebatas wewenang untuk memasuki area-area potensial terjadinya kecurangan. Auditor internal tidak dapat diharapkan untuk merambah jauh dari bidangnya jika mereka terikat oleh batasan-batasan. Sama pentingnya pula, auditor internal tidak dianggap bertanggungjawab atas kewajiban yang sebenarnya berada di tangan manajer atau mencari wewenang untuk memenuhi kewajiban seperti itu. Adalah tanggung jawab bagi manajemen untuk:

·         Menetapkan iklim moral dimana perusahaan melaksanakan fungsi-fungsinya

·         Mengarahkann organisasi untuk mencapai rencananya dan mengikuti kebijakan-kebijakannya

·         Membuat dan memelihara control internal

·         Menentukan biaya yang sesuai versus rasio-rasio control

·         Membuat dan memelihara jalur-jalur komunikasi dan system pelaporan didalam organisasi dan untuk mengetahui apa-apa yang sedang terjadi.

Berikut adalah kode perilaku dalam memenuhi kode etik audit internal:

1.1 profesional-profesional audit internal akan melaksanakan pekerjaan mereka secara jujur dan penuh tanggungjawab

1.2 profesional-profesional audit internal akan melaporkan kepada hukum dan akan membuat pengungkapan yang diharapkan oleh hukum dan profesinya

1.3. professional-profesional audit internal secara sadar tidak ikut mengambil bagian di dalam aktivitas illegal apapun.

Deteksi

Seorang kepala teller disebuah bank berhasil mengambil dana lebih dari $1 juta selama masa tiga tahun melalui manipulasi computer bank. Kontrol internal bank tidak dapat mendeteksi penyelewengan tersebut. Teller tersebut berhasil ditangkap hanya karena agen-agen federal yang melakukan investigasi atas aktivatas teller tersebut disebuah tempat perjudian dimana ia mempertaruhkan lebih dari $30.000 sehari. Beberapa kecurangan ada yang tidak terungkap sampai lebih dari 25 tahun meskipun telah dilakukan upaya-upaya rutin dari pemeriksa-pemeriksa negara bagian federal.

Jika auditor ingin berhasil dalam mendeteksi kecurangan, mereka harus mengembangkan kewaspadaan yang tinggi mengenai bagaimana kecurangan dapat terjadi dan mengapa. Langkah pertama adalah meluangkan lebih banyak waktu untuk menilai bagaimana system computer yang ada dan resiko-resiko yang terjadi. Selanjutnya dalam praktek dilapangan apakah prosedur control telah mengalami pelanggaran.

Bentuk-bentuk kecurangan yang biasa dilakukan antara lain:

ü  Pemalsuan cap stempel

ü  Mencuri barang dagangan, peralatan

ü  Mengambil sejumlah kecil uang kas dari mesin kasir

ü  Tidak mencatat penjualan barang dan mengantongi uangnya

ü  Mengambil pembayaran dari rekening pelanggan, mengeluarkan tanda terima diatas secarik kertas atau dari buku tandaterima yang dibuat sendiri.

ü  Memberikan harga khusus atau istimewa kapada pelanggan

ü  Menjual limbah dan bahan baku sisa serta mengantongi hasilnya

ü  Membayar faktur-faktur palsu yang dibuat sendiri atau diperoleh melalui kolusi dengan pemasok

ü  Tidak memberikan setoran harian ke bank, atau menyetorkan sebagian uang saja

ü  Mengganti tanggal pada slip setoran untuk menutupi pencurian

ü  Membebankan pembelian-pembelian pribadi ke perusahaan melalui penyalahgunaan order pembelian.

Resiko/bahaya interogasi                                      

Dalam pemeriksaan kecurangan, sering dilakukan interogasi kepada pihak-pihak yang dicurigai melakukan kecurangan. Interogasi dapat menjadi penuh resiko bagi para interogator dan perusahaan. Pihak-pihak yang dicurigai memiliki hak-hak hukum dan undang-undang tertentu. Jika hak ini dilanggar - baik karyawan yang terbukti bersalah maupun tidak-memiliki hak untuk menuntut interrogator dan perusahaan. Jadi setiap auditor perlu mewaspadai bahaya hukum yang mungkin timbul ini.

Kecurangan manajemen                                     

Kecurangan manajemen membutuhkan pertimbangan khusus. Kecurangan manajemen

terdiri atas seluruh bentuk kecurangan yang dipraktikkan oleh para manajer untuk mengungtungkan diri sendiri dan merugikan perusahaan. Manajemen sebagai orang yang berada diposisi yang memiliki kekuatan dan kepercayaan, jika melakukan kecurangan, seringkali kasusnya jarang dibicarakan bahkan ada kesan ditutupi untuk menghindari dampak merugikan dari publisitas yang buruk.

Alasan-alasan dibalik kecurangan manajer biasanya bersumber dari tekanan-tekanan baik internal maupun eksternal.

Gejala-gejala kecurangan manajemen dapat berupa :

o   Laporan yang selalu terlambat

o   Manajer yang secara rutin mengerjakan tugas bawahannya

o   Manajer tidak patuh terhadap aturan dan prosedur

o   Pembayaran kepada kreditor tidak didukung dokumen asli melainkan dokumen salinan

o   Adanya memo debit negatif. Pada satu pusat laba, memo kredit dihasilkan oleh computer. Ketika petugas keuangan ingin menghapuskan sebuah memo kredit, ia harus membuat sebuah memo debit negatif. Manajer yang berlaku curang dengan patuh memberikan seluruh memo kredit kepada auditor eksternal, tetapi auditor samasekali tidak mengetahui adanya memo-memo debit tadi.

o   Komisi yang tidak sejalan dengan peningkatan penjualan.

Ketika kecurangan manajemen terjadi para pimpinan perusahaan termasuk dewan komisaris dan komite audit hendaknya mengganggap kejadian tersebut sebagai sebuah masalah bisnis dan bukannya sebuah masalah hukum. Masalah hukum timbul jika masalah sudah jelas. Para karyawan penting sebaiknya tidak dipecat sebelum masalahnya dipecahkan. Para pimpinan harus memikirkan dampak dari kecurangan manajemen pada bisnis apakah bisnis menjadi terganggu.