Hubungan dengan Orang Lain

Learning Objective 1                                     Bagaimana Cara Pandang Klien Terhadap Auditor

Audit internal yang berorientasi pada manajemen secara ekstensif berhubungan dengan orang lain. Untuk memperoleh informasi yang mereka butuhkan dan untuk memastikan adanya tindakan perbaikan untuk temuan-temuan audit mereka, auditor internal harus mengembangkan dan memelihara hubungan baik dengan kliennya.

Studi-studi awal yang dilakukan atas hubungan auditor internal dengan mereka yang diaudit menunjukkan bahwa pihak yang terakhir dikebanyakan kasus tidak menunjukkan sikap yang ramah. Jawaban-jawaban yang diberikan untuk setiap pertanyaan dan penyelesaian masalah memberikan hasil yag mengecewakan. Di sisi lain manajemen senior dan dewan komisaris menyadari kebutuhan mereka terhadap bantuan yang diberikan oleh audit internal kedalam organisasi.

Sikap ini telah berubah secara material sebagai akibat adanya perubahan sikap auditor yang menerapkan pendekatan kerjasama  dengan sasaran utama memberikan kontribusi pada organisasi yang diaudit. Sebuah contoh dari perubahan sikap ini adalah meluasnya penggunaan evaluasi klien atas fungsi-fungsi audit. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan merupakan umpan balik bagi auditor. Pertanyaan tersebut antara lain:

• Apakah audit yang dilakukan telah memberikan kontribusi yang berarti bagi organisasi?
• Apakah auditor telah menunjukkan pendekatan yang partisipatif atas audit yang dilakukan?
• Apakah rekomendasi audit merupakan hasil dari usaha bersama yang dilakukan oleh klien dan auditor?
• Apakah auditor telah berhati-hati untuk tidak mengganggu operasional klien?

Learning Objective 2                                   Penyebab dari rendahnya penghargaan yang diberikan kepada auditor

Kontrol

Karyawan lini bisa tunduk pada kontrol namun mereka belum tentu menyukainya. Kontrol memiliki konotasi yang negatif. Karyawan lini mengganggap auditor internal sebagai bagian dari system control. Kebanyakan orang tidak menyukai control maupun pihak-pihak yang menerapkan control tersebut kepada mereka. Hal ini menciptakan rasa permusuhan, dimana berdasarkan riset hal ini tercipta karena:

• Rasa takut terhadap kritik yang disebabkan karena adanya temuan audit
• Rasa takut terhadap perubahan dalam kebiasaan sehari-hari karena adanya rekomendasi audit.
• Tindakan penghukuman dari atasan yang dipicu oleh laporan dari audit.
• Gaya audit yang tidak bersahabat.

Learning Objective 3                                  Menangani perubahan, kekuasaan dan konflik

Kekuasaan

Didalam organisasi manapun, orang-orang akan takut atau menghormati kekuasaan. Mereka takut pada pemimpin yang otoriter tapi menghormati pemimpin yang karismatik. Auditor internal juga menikmati kekuasaan. Namum kemampuan mereka untuk berhadapan dengan orang lain akan bergantung pada jenis kekuasaan seperti apa yang mereka gunakan.

Berikut adalah tujuh sumber kekuasaan dari auditor :

·                                 Posisi :

Sumber kekuasaan berasal dari posisi internal auditor sesuai dengan  statusnya  dalam organisasi sehingga memiliki wewenang untuk melaporkan temuan dan opini.

·                                 Keahlian:

berasal dari pengetahuan, keahlian, latarbelakang, pendidikan yang dimiliki auditor.

·                                 Karismatik:

berasal dari rasa percaya diri, profesionalisme dan menunjukkan keinginan untuk membantu para auditor.

·                                 Pengaruh:

kekuasaan ini berasal dari kemampuan auditor untuk memberikan bantuan dan pelaksanaan tindakan perbaikan.

·                                       Ancaman:

berasal dari kemampuan untuk mengancam, memerintah, memaksakan perilaku dimana kekuasaan jenis ini dianjurkan untuk dijauhi karena secara tidak langsung menumbuhkan rasa dendam dan merusak hubungan baik auditor/klien.

·                                 Pemberian tekanan:

auditor intern memilki kekuasaan untuk memberikan sanksi dan menjatuhkan hukuman sebagai akibat dari karakteristik inheren, status organisasi. Tetapi hendaknya kekuasaan ini dilaksanakan dengan pertimbangan yang seksama.

·                                       Kekuatan langsung:

merupakan kekuatan terakhir dan tertinggi, biasanya dimiliki oleh orang yang memiliki posisi lebih tinggi dari yang lainnya. Auditor internal berada dalam posisi staf sehingga jarang memiliki kekuasaan ini.

Keahlian yang dibutuhkan untuk memegang kekuasaan audit internal adalah tehnis,  interpersonal dan konseptual.

Learning Objective 4                                   

Manajemen Perubahan 

Sebagian orang takut dengan perubahan dan sebagian lain menyambut baik perubahan. Auditor internal harus siap untuk mengelola dampak dari perubahan yang diakibatkan oleh rekomendasi mereka.

Berikut adalah beberapa penyebab yang menjadi kekhawatiran klien disertai dengan saran-saran untuk keberhasilan tindakan dari staf audit:

1.    Ketakutan terhadap hal-hal yang tidak diketahui dapat dinetralisir melalui penjelasan dari dampak perubahan pada operasional serta menguraikan potensi keuntungan dan resiko dari perubahan.

2.    konflik dengan operasional yang sedang berjalan dapat dijelaskan dengan menguraikan hasil-hasil positif yang ditimbulkan.

3.    masalah-masalah ego dapat diselesaikan dengan membawa manajemen klien kedalam proses pengambilan keputusan sehingga perubahan tersebut kenyataannya merupakan produk dari manajemen klien saat ini.

4.    masalah-masalah birokratis dapat diperkecil melalui kerjasama dengan seluruh pihak yang terkait

5.    Jika perubahan tersebut tidak menguntungkan secara biaya dan menghasilkan operasi yang kurang efisien, jelaskan hasil-hasil positif dari keuntungan yang melebihi kerugian yang terjadi.

Menyelesaikan konflik

Konflik auditor-klien sudah umum terjadi. Konfik dapat diselesaikan melalui arbitrasi, mediasi atau kompromi. Tiga pertanyaan yang harus dijawab dari suatu konflik adalah :

·         Apakah konfilk tersebut nyata? Jangan-jangan konflik ini hanya merupakan kesalahpamahan atau komunikasi yang buruk

·         Apa yang menjadi konflik, sehingga tidak dikaitkan dengan masalah-masalah sekunder

·         Apa penyebab dari konflik? Sumber permasalahan sebaiknya diidentifikasi secepat mungkin.

Dampak dari hubungan auditor/klien

Studi riset mengumpulkan banyak bukti mengenai pentingnya pelaksanaan audit tanppa rasa permusuhan, Studi yang dilakukuan meluputi pengujian audit dimana beberapa tim melakukan audit dengan gaya dingin, superior, dan tanpa perasaan sedangkan beberapa tim lain menggunakan pendekatan partisipatif dan kerjasama tim. Setelah audit dan evaluasi dilakukan diperoleh hasil sebagai berikut:

Klien yang diaudit oleh tim audit yang partisipatif mengemukakan bahwa klien langsung menanggapi secara positif hasil audit dan melakukan tindak lanjut atas saran-saran yang diberikan. Sebaliknya klien yang diaudit tim yang dingin, tidak melakukan tindak lanjut yang disarankan auditor karena diam-dian mereka tidak menyukai metode yang digunakan auditor.

Saran-saran untuk memperbaiki hubungan

Sebelum audit internal dapat memperbaiki citra, mereka harus mengetahui bagaimana cara orang lain memandang mereka. Melaporkan hasil umpan balik kepada auditor akan memastikan akuntabilitas dari fungsi audit internal itu sendiri.

Pelaporan umpan balik memberikan keuntungan seperti:

·         Suatu cara untuk menilai kinerja dari audit internal

·         Suatu cara memperbaiki audit dimasa depan pada bidang-bidang yang masih dapat ditingkatkan lagi

·         Suatu jalan untuk mendorong terciptanya hubungan yang harmonis dengan klien melalui suasana partisipatif

·         Suatu cara untuk memperkecil konflik-konflik yang terjadi

·         Suatu jalan untuk menyampaikan kepada klien beberapa masalah dan kendala yang dihadapi auditor.

Learning Objective 5                            Perbedaan  pendekatan tradisional dan pendekatan partisipatif

Sikap yang konsultatif

Jika para auditor internal ingin berhasil mencapai sasaran, mereka harus menerapkan pendekatan yang partisipatif dibandingkan pendekatan tradisional (garis keras).

Tabel dibawah ini menunjukkan perbedaan kedua pendekatan tersebut.

tradisional	partisipatif
Memperkecil biaya dan meningkatkan efisiensi adalah sasaran dari audit tradisional	Memberikan cara yang lebih baik bagi para menajer dalam memperkecil biaya dan meningkatkan efisiensi adalah sasaran dari audit partisipatif
Prosedur dan kontrol diperintahkan dari atas dan diatur oleh auditor internal	Prosedur dan kontrol menjadi hak milik manajer operasional. Auditor internal adalah seorang konsultan professional yang didedikasikan untuk membantu para manajer meningkatkan control dan prosedur yang mereka milikil
Auditor internal menentukan standar yang menjadi dasar bagaimana operasi akan dikelola. Manajer hanya akan memberikan pengetahuan tentang operasi.	Baik manajer maupun auditor internal menyetujui standar-standar pengukuran dan bagaimana standar-standar tersebut akan diterapkan.
Auditor internal mengeluarkan laporan yang mencantumkan penyimpangan-penyimpangan saja, melaporkan rekomendasi audit hanya kepada manajemen puncak.	Auditor internal menerbitkan laporan yang seimbang dan menguraikan tindakan-tindakan yang telah dilakukan oleh menajemen lini untuk meningkatkan operasi dan memperbaiki semua kelemahan-kelemahan yang ditemukan.
Perbaikan kondisi akan dihasilkan dari pemfokusan pada penyimpangan-penyimpangan yang diungkapkan auditor internal.	Perbaikan kondisi akan dihasilkan dari tindakan perbaikan dimana auditor dan klien akan sama-sama berpartisipasi didalamnya.
Auditor internal memastikan bahwa seluruh prosedur dan kebijakan telah dengan keras dipenuhi.	Auditor internal memeriksa prosedur-prosedur dan kebijakan-kebijakan terkait relevansi, kelangsungan dan pemahaman yang baik, menyarankan perubahan dan kontrol yang sesuai; serta menunjukkan kepada manajer-manajer operasional dan para karyawannya akan adanya keinginan untuk mengikuti kebijakan dan prosedur yang dapat diterima.
Auditor internal bertindak selaku seorang ahli dari luar.	Auditor internal bertindak selaku seorang konsultan internal
Auditor internal, melalui pemeriksaan, mengungkapkan kontrol-kontrol yang menyimpang dan menunjukkannya didalam laporan audit.	Kllen bersama-sama dengan auditor internal mengembangkan sebuah prosedur kontrol diri yang mengakibatkan staf klien mengidentifikasi masalah-masalah kontrol yang telah mereka observasi.
Auditor internal menjaga tindak lanjut yang ketat atas rekomendasi-rekomendasi yang diberikan.	Auditor internal membantu klien dalam pembuatan kontrol untuk memastikan dilakukannya implementasi dari perbaikan atas temuan-temuan.

Mitra vs Penjaga

Audit internal menghadapi kenyataan bahwa mereka memiliki kekuatan, tugas dan tanggungjawab yang saling bertentangan dimana mereka memiliki kewajiban kepada manajemen senior yang menilai dan menggaji mereka; mereka juga memiliki kewajiban untuk tetap memberikan informasi kepada komite audit akan kelemahan selama pemeriksaan.

Auditor dianjurkan menjadi mitra penyelesaian masalah bagi manajer operasional dan membantu mereka memperbaiki operasinya, meskipun begitu auditor memiliki tugas untuk menjadi anjing penjaga perusahaan.

Program audit harus memberikan auditor internal kebebasan akses kepada seluruh karyawan, catatan, sistem dan fasilitas yang ada. Pendekatan yang pertama adalah survei pendahuluan yang bertujuan mengumpulkan informasi. Bila timbul masalah beberapa saran dapat dipertimbangkan seperti :

• Membuat atau memberikan bantuan dalam pembuatan standar, baik untuk anggaran maupun operasional, dan melakukan investigasi atas seluruh penyimpangan yang material
• Menggunakan tehnik-tehnik analisis dan kuantitatif untuk menyoroti adanya pola yang diluar kebiasaan
• Menbandingkan kinerja dengan rata-rata normal industri.
• Mengidentifikasi indikator-indikator dalam proses penting