Program Audit

Tujuan dan Manfaat Audit Program

Program audit dirancang untuk menjadi pedoman bagi auditor mengenai 

·         Apa yang akan dilakukan (what)

·         Kapan akan dilakukan (when)

·         Bagaimana akan melakukannya (how)

·         Siapa yang akan melakukannya (who)

·         Berapa lama waktu yang dibutuhkan (time)

Manfaat dari program audit :

·         Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit

·         Menjadi dasar penugasan auditor

·         Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit

·         Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman

·         Memberi iringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan

·         Mengenal lebih dekat jenis-jenis pekerjaan audit

·         Mengurangi waktu supervisi

Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk evaluasi pekerjaan audit.

Kapan sebaiknya program audit disiapkan

·         semua program audit harus dianggap tentative sampai audit diselesaikan

·         semua perubahan atas draft program audit membutuhkan pengesahan seperti halnya program audit awal

·         program proforma biasa digunakan pada audit berulang atas operasi yang sama

·         program proforma harus dilakukan uji coba sehingga apabila ditemukan kekurangan sejak awal bisa dilakukan perbaikan sebelum program tersebut digunakan secara luas.

Tanggung jawab audit

Auditor internal harus bertanggungjawab untuk merencanakan penugasan audit. Perencanaan harus didokumentasikan dan mencakup:

1. penetapan tujuan audit (audit objectice) dan lingkup pekerjaan (scope)

2. latar belakang informasi tentang aktivitas yang akan diaudit

3. sumber daya yang diperlukan

4. komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit

5. pelaksanaan, jika layak, survey lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas dan control

    yang akan diaudit

6. penulisan program audit

7. penentuan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan dikomunikasikan

8. perolehan pengesahan rencana kerja audit.

Lingkup audit

Program audit harus menunjukkan lingkup pekerjaan audit, yaitu menjelaskan apa yang tercakup dalam audit dan apa yang tidak.Tujuan audit seharusnya menuntun lingkup pekerjaan

Mendefinisikan Ekonomis, Efisiensi dan efektivitas

Kebutuhan akan audit internal semakin meningkat sejalan dengan peningkatan kemampuan audit internal mulai dari audit keuangan, audit ketaatan yang relative sederhana hingga audit yang komprehensif atas keekonomisan, efisiensi, dan efektivitas operasional.

Istilah ekonomis (economy) berarti penghematan, implikasi lebih luas adalah ‘manajemen yang berhati-hati” atau “gunakan hingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa.

Efisiensi (efficiency) berarti meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga.

Efektivitas (effectiveness) berarti menekankan hasil

Program audit biasanya melibatkan ketiga konsep ini sehingga auditor internal harus memiliki definisi dan perbedaan ketiganya di pikiran mereka ketika membuat program audit.

Tujuan dan Prosedur

Tujuan (objective) adalah apa yang ingin dicapai seseorang. Prosedur (procedure) adalah tehnik-tehnik yang diterapkan untuk mencapai tujuan. Auditor memiliki seperangkat tujuan dan prosedur yang berbeda dalam pekerjaan mereka.

Tujuan operasi adalah akhir yang akan dicapai manajer operasi dan karyawan-karyawannya. Salah satu tujuan operasi untuk aktivitas pembelian adalah membeli barang dan jasa yang tepat, pada harga yang tepat, pada waktu yang tepat, dan pada kualitas yang tepat. Setiap tujuan ini dicapai melalui prosedur-prosedur atau tehnik-tehnik misalnya,  prosedur yang digunakan untuk memastikan dibelinya barang yang tepat adalah digunakannya pesanan pembelian dari departemen yang menjelaskan dengan tepat barang yang akan dibeli. Auditor internal tidak mampu mengevaluasi sebuah operasi jika mereka tidak sepenuhnya memahami hal yang diharapkan untuk dicapai dari operasi tersebut-yaitu tujuan-tujuannya. Oleh karena itu semua program audit harus mengidentifikasi tujuan operasi yang pencapaiannya akan dievaluasi oleh auditor.

Tujuan audit dapat bersifat umum bisa juga khusus. Tujuan umum diupayakan tercapai dalam semua penugasan dan dituntun oleh lingkup audit yang diberikan manajemen dan dewan komisaris ke kepala bagian audit. Misalnya menentukan keandalan dan integritas informasi keuangan, ketaatan kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan pengamanan aktiva.

Tujuan khusus audit terkait dengan tujuan operasi. Misalnya jika tujuan pembelian adalah menentukan apakah tujuan operasi telah dicapai maka program audit akan berisi pemeriksaan auditor atas sampel pesanan pembelian dan melihat apakah pesanan tersebut dilengkapi dengan permintaan pembelian.

Menyiapkan program audit

Latarbelakang informasi

Latarbelakang informasi yang diperoleh selama survey pendahuluan akan membantu mengarahkan cakupan audit yang akan direncanakan. Dengan operasi yang demikian luas tidak memungkinkan auditor menghabiskan waktu untuk memeriksa setiap aktivitas. Program yang efektif dan ekonomis memfokuskan pada hal-hal penting, auditor internal tidak bisa dibebankan tanggungjawab untuk mencegah kecurangan, pelanggaran atau kesalahan. Hal ini merupakan tanggungjawab manajemen. Auditor internal bertanggungjawab untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang memungkinkan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Program Proforma

Program proforma sangat penting dan berguna jika audit akan dilaksanakan oleh auditor yang kurang berpengalaman yang pekerjaannya harus diawasi. Program tersebut juga bermanfaat jika:

1. Jenis audit yang sama akan dilakukan disejumlah lokasi yang berbeda

2. Informasi yang bisa dibandingkan diperlukan untuk setiap lokasi.

3. Laporan serupa atau laporan konsolidasi akan dikeluarkan 

4. Operasi yang diaudit relatif serupa.

 Ambiguitas

Informasi yang tepat akan menghasilkan informasi audit yang tepat pula. Dalam menyusun program audit harus dihindari sifat ambiguitas yaitu timbulnya respon yang berbeda dari auditor berbeda. Untuk menghindarinya maka program audit harus berisi langkah-langkah khusus sehingga auditor akan langsung memahami langkah-langkah program tsb tanpa membutuhkan insruksi lanjutan. Ambiguitas akan berkurang bila aktivitas audit internal menerapkan makna seragam untuk berbagai istilah yang digunakan dalam program audit. Misal :

-       menganalisis  : memecah menjadi bagian-bagian penting dan menentukan sifatnya

-       mengecek      : membandingkan atau menghitung ulang sesuai keperluan untuk

                          mengetahui akurasi atau kewajarannya.

-       Menginspeksi : memeriksa secara fisik

-       Menelaah       : mempelajari secara kritis

Hubungan program dengan laporan audit akhir

Laporan audit akhir bisa mulai dipikirkan sejak tahap penyusunan program audit. Beberapa malah membuat kerangka laporan standar dalam bentuk ringkas untuk menunjukkan hal-hal yang akan dicakup dalam laporan akhir. Beberapa auditor internal merasa efisien bila bagian-bagian ditulis sesuai kemajuan audit. Dalam penugasan audit berskala besar laporan kemajuan memberikan informasi bagi klien dan membuat penyusunan laporan audit akhir lebih mudah.

Mekanisme Program

Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap segmen audit. Estimasi ini merupakan estimasi awal, tetapi membantu penanggungjawab audit dan supervisor audit mengontrol dan menelaah kemajuan kerja. Estimasi juga membantu menentukan berapa staf yang harus ditugaskan untuk audit guna menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang wajar.

Dalam praktiknya, audit terus berkembang sejak program awal. Program audit seharusnya diperbaharui sesuai kemajuan audit. Setiap perubahan signifikan harus ditulis beserta alasannya dan perubahannya harus disetujui pada tingkat wewenang yang menyetujui program awal.

Program audit harus mendokumentasikan kemajuan pekerjaan audit. Setiap langkah audit yang direncanakan harus memiliki referensi kertas kerja agar terlihat mana pekerjaan yang sudah dan belum dikerjakan. Hal ini juga membantu auditor menghindari tidak dilakukannya langkah-langkah tertentu secara tidak sengaja. Jila suatu prosedur dihilangkan, alasannya harus diberikan.

Kriteria-kriteria program audit

Program audit sebaiknya mengikuti kriteria tertentu untuk mencapai tujuan departemen audit internal, misalnya :

·         Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dengan jelas dan disetujui klien

·         Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang mengharuskan sebaliknya

·         Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan,yaitu tujuan operasi dan control yang akan diuji

·         Langkah-langkah kerja harus mencakup instruksi-instruksi positif, tidak dinyatakan dalam bentuk pertanyaan.

·         Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum dilakukan. Perubahan signifikan harus disetujui terlebih dahulu.

·         Jika manajemen klien meminta auditor melakukan pengujian tertentu, hal ini harus tercakup dalam program audit jikan dimungkinkan dalam anggaran audit (atau anggaran harus dimodifikasi

Berikut adalah contoh program audit untuk pembelian

Tujuan manajemen operasi pembelian yang umum adalah mendapatkan barang dan jasa yang tepat: 1. Dengan harga yang tepat

          2. dengan waktu yang tepat

         3. dengan kuantitas yang tepat

         4. dengan kualitas yang tepat

         5. dari pemasok yang tepat.

Daftar dibawah ini menunjukkan bagian dari program audit yang dilakukan untuk memeriksa harga. Program tersebut tidak menyebutkan setiap resiko dan control yang mungkin karena dapat menghabiskan waktu dan biaya. Program tersebut hanya berisi resiko-resiko yang bisa diterapkan untuk organisasi pembelian tertentu pada waktu audit, seperti yang ditentukan oleh survey pendahuluan. Misalnya,anggaplah bahwa survey pendahuluan menemukan bahwa terdapat prosedur penawaran yang baik. Melakukan upaya audit yang berlebihan untuk pemeriksaan prosedur penawaran akan percuma saja. Lebih baik program tersebut memuat identifikasi masalah-masalah yang ada dan mungkin terjadi kemudian berkonsentrasi pada masalah tersebut.

Dari setiap audit operasi, auditor internal harus memiliki lebih dari enam tujuan operasi. Tujuan penting lainnya yang bisa diterapkan ke aktivitas atau departemen tertenut adalah: bahwa aktivitas atau departemen dikelola dengan baik. Satu segmen program pembelian akan terkait dengan pengadministrasian aktivitas tersebut. Resiko-resiko administratif yang bisa ditemukan dalam survey pendahuluan :

·         Bagan organisasi departemen pembelian tidak disiapkan (bisa mengakibatkan kebingungan dalam hal siapa yang bertanggungjawab untuk membeli barang atau jasa tertentu)

·         Kurangnya arahan yang mencakup wewenang dan tanggungjawab departemen pembelian (organisasi lainnya bisa dibebani wewenang untuk berhubungan dengan pemasok.

·         Kurangnya petunjuk operasi departemen pembelian (karyawan bisa bertindak sesuai keinginannya, tidak berdasarkan cara yang konsisten dan disetujui)

·         Tidak ada prosedur yang mengatur wewenang untuk menandatangani penerimaan barang dan jasa (pesanan bisa dikeluarkan untuk kepentingan sendiri atau untuk membeli barang yang salah atau jumlah yang tidak tepat).

Bagian dari program audit untuk departemen Pembelian

Tujuan Operasi: Untuk memperoleh barang dan jasa pada harga yang tepat

Waktu yang dianggarkan : 5 hari Huruf-huruf dalam tanda kurung menunjukkan tingkat resiko, mulai dari resiko tinggi (A) hingga rendah (G)

Resiko	Kontrol	Pengujian (yang direkomendasikan)	Referensi kertas kerja	Komentar
Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur (F)*	Komite tersebut harus beranggotakan orang-orand dari departemen produksi, control mutu, permesinan, dan pembelian. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik, informasi biaya berkelanjutan, dan subsitusi  yang wajar.	Periksa catatan komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan kepada keputusan tersebut.
Tidak ada tolok ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. Pembelian yang tidak terkontrol. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin karyawan departemen pembelian (E)	Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli berisi hal-hal seperti : Jumlah total dolar yang dijanjikan. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Alasan tidak ada kompetisi. Jumlah dollar yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak kompetitif. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif, negosiasi, sumber persediaan baru, prosedur-prosedur yang inovatif, dan bahan baku pengganti.	Periksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. Tanyakan alasannya. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk member manajemen informasi tersebut)
Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. (C)	Adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi.	Periksa jadwal rotasi dan cuti. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi.
Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannnya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima sehingga departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh (D)	Sebuah komite yang anggotanya termasuk karyawan pembelian, menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi perlunya waktu lama untuk memperoleh peralatan tersebut. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini.	Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh, tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan, realistis, dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran kompetitif.
Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya, bukan biayanya (G)	Adanya system yang mengharuskan barang yang dibeli lolos uji kelayakan. Apakah biaya sebanding dengan manfaatnya?Apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan?Tersedianya suku cadang standar dll.	Cari siapa yang bertanggungjawab untuk analisis nilai. Telaah laporan penghematan. Berdasarkan sampel, tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai?
Jumlah pesanan berlebihan yang menandakan departemen pengguna, bukan dept pembelian, yang memilih pemasok dan memesan barang sehingga meniadakan control pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi (A)	Dibuat aturan untuk laporan pesanan tersebut, menentukan alasannya, dan mengambil tindakan disiplin yang layak. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Dept. Pembelian untuk menggunakan dana organisasi guna mendapatkan barang dan jasa dari pemasok.	Hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. Berdasarkan sampel, tanyakan karyawan dept pembelian dan dept pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan.
Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang  sama sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan dept pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan (B)	Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang.	Untuk sampel pesanan pembelian, telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama. Periksa varians-varians yang signifikan (merekomendasikan adanya catatan harga historis)

Contoh audit program lainnya adalah sebagai berikut:

Periklanan

Tujuan          : menentukan apakah biaya-biaya tersebut dicatat dan jumlahnya wajar.

Prosedur      :  mengaudit catatan dan prosedur operasi yang dimiliki agensi.

Pelepasan aktiva

Tujuan          :  menentukan sendiri apakah pelepasan aktiva telah dilakukan dengan layak.

Prosedur      :  menelaah persetujuan tertulis yang diberikan orang yang bertanggung jawab atas pelepasan tersebut, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Kontribusi medis karyawan

Tujuan          :  penentuan validitas pengurangan gaji karyawan untuk kontribusi opsi asuransi kesehatan.

Prosedur      :  menentukan apakah pengurangan gaji didukung formulir otorisasi tertulis merupakan prosedur yang tepat dan relevan.

Perlindungan lingkungan dan alat tanda bahaya

Tujuan          :  memberikan keyakinan tentang pemasaran dan operasi alat tersebut.

Prosedur      :  memeriksa dokumen spesifikasi alat tanda bahaya dari arsitek, memeriksa faktur pembayaran alat tersebut, atau melakukan tanya jawab dengan pegawai keamanan pabrik.

Persediaan

Tujuan          :  menentukan apakah persediaan dalam jumlah yang signifikan telah disajikan dengan benar.

Prosedur      :  melakukan atau menelaah persediaan fisik dan mendapatkan penilaian dari ahli.

Pembelian tanah

Tujuan          :  memferifikasi kepemilikan legal atas tanah yang akan dibeli.

Prosedur      :  memeriksa catatan terbaru atas tanah di kantor pengadilan local.

Aktivitas nonprofit

Tujuan          :  menentukan apakah aktivitas sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Prosedur       : menentukan misi organisasi, standar apa yang telah ditetapkan untuk mengukur kinerja guna pencapaian misi tersebut, dan seberapa jauh standar telah dicapai